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              業界聲浪

              如何讓會議更高效?

              發布時間:2021-09-17

              導讀:

               

              很多公司,特別是規模越大的公司,會議越多。職位越高的人大部分工作時間都是在開會中度過,甚至是開會開到沒時間工作。但這并不意味著開會是有價值的,如果開會不能產生價值,它就沒有意義, 我稱之為“虛假繁忙”。本文為大家簡單介紹如何開一個高效的工作會議。

               

              01

              會議必須解決問題

               

              一定要明確,會議不是拿來討論問題的,會議必須拿來解決問題。

               

              如果你有了解決方案,希望大家表達意見可以開,方案確定以后要通知大家也可以開,除此之外不需要開會。開會是達成共識,而不是討論問題,因為開會討論問題不會有結果。

               

              因此,會議必須要有一個很明確的主題,而且所有圍繞這個主題的資料要提前準備,沒有準備的會議就不要開,這是一個非常明確的要求。

               

              如果這個方法論不做好的話,公司的整個效率都會低下。會議的工作方法決定公司兩件事情,一個是效率,一個是品質。工作效率和工作品質就由會議方法論決定,一定不要小看這個會議的方法論。

               

              02

              會議由項目負責人主持

               

              開會誰來做主持人?一般來說解決問題的負責人來做主持人,因為只有他才會想盡辦法讓這個會議有結果。如果不是對這個問題負責的人來主持,他就按流程把會議主持完,但是他絕對不關心會議的結果。這在方法論上是一個極大的錯誤。

               

              很多公司開會很喜歡讓老板來主持,我建議除了戰略會之外,老板都不要主持,因為只有戰略會是老板的責任,其他會都是別人的責任,應該讓別人去做。比如說產品會、經營會,其實都不需要老板主持,就應該是那個主負責人去主持。

               

              03

              明確4個時間

               

              會議的所有時間要約定下來,這包括4個時間:

               

              開始和結束的時間。

               

              發言的時間。

               

              與會者決議達成共識的時間。

               

              行動方案確認的時間。我最怕大家開工作會議就是只出一個決定,這樣遠遠不夠,一定要把行動方案也確定下來,就是做什么不做什么,都要確定下來。

               

              還有一個特別請大家注意的,日常工作中,一個有效的會議最長就是40分鐘。

               

              很多公司最喜歡開的都是幾個小時的會,什么時候開那么長的會議,一個是戰略會議,戰略會議一般會封閉兩三天,另一個就是半年度會議或者是年度會議。除此之外,日常會議都不要超過40分鐘。

               

              為什么要這么短?

               

              兩個原因,第一個原因就是來開會的人基本上都在重要崗位,開得越長,公司的成本越高。第二個原因就是解決問題的會議跟時間長度沒關系,跟前期準備有關系。前期準備得越充分,會議效率就會越高,所以日常會議一定要短。

               

              04

              開會的核心是談行動方案

               

              開會的目的是要解決具體問題。因此,開會的核心主要是談行動方案,不是談觀點,也不是談問題。

               

              我們在管理工作中遇到最大的問題是,大家陷在問題里。如果你仔細觀察,會發現很多公司的會議都是問題導向的——只要有問題,就召開會議,也正因為如此,企業內部的會議非常多,另外,問題層出不窮。

               

              正確的做法是,會議是行動方案導向的,也就是有問題不需要開會,而是明確行動方案才開會。有解決方案希望大家表達意見可以開,方案確定以后要通知大家也可以開,除此之外不需要開會,所有對問題的討論都在會后做。

               

              開會是達成共識,而不是討論問題。因為討論問題的會議往往很難達成共識,同時會耗費時間,需要多人參與,這對解決問題而言,不是最好的解決方式。

               

              要知道,理解和判斷問題應該是回到問題發生地,而不是在會議室。所以會議對于問題而言,不是最好的解決路徑。

               

              05

              會議要得出結論

               

              會議開完了,一定要下結論。如果議而不決,甚至經常無法把會議進行下去,經常跑題,經常爭論并堅持各自的見解,恐怕就無法進行有效的決策了。我建議大家調整成這個樣子:日常會議開完,大家都清楚要做什么,然后就去做了。


              信息來源:咨詢公司
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